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提高工作效率的11個方法

發布人:admin  發布日期:2015-07-12 23:40:44

一天24個小時,總感覺時間不夠用。下文中高效人士的11種工作方法或許對你有用。只要方法正確,你不必要加班加點,即便同時要處理多個項目,也能順利完成目標。不妨嘗試以下超高效人士所依賴的11種工作方法:
 
1、做事情一氣呵成。

高效人士絕不會將任何工作暫且擱置起來,因為分兩次完成任務會浪費大量時間。不要將郵件或者電話擱在一旁,待稍后處理。一旦有些工作引起你的注意,你應該采取行動,委派別人去完成或者將其刪除。
 
2、離開辦公室之前,為明天的工作做好準備。

高效人士在結束每一天之前,要為第二天的工作做好準備。這種做法可以達到兩個目的:有助于你鞏固今天完成的工作,另外確保你在明天同樣富有成效。這是結束每天工作的最有效方式,而且只需花上幾分鐘。
 
3、先做最不喜歡的工作。

“吃青蛙”是治療拖延癥的最佳良藥,而超高效人士的每一天都從這道菜開始。換言之,他們先完成了任務清單上最倒胃口、最令人懼怕的事情,才去做別的事情。之后,他們騰出時間和精力去做可以激發他們興趣的事。
 
4、反對“緊急事項優先”。

“緊急事項優先”指的是傾向于做需立即完成無關緊要的小事,而耽誤了真正的大事。正是因為緊急行動往往不會產生什么影響,所以這會引發一個大問題。如果屈服于緊急事項優先,你會發現自己數日甚或數周根本沒有碰那些重要任務。高效人士善于識別,所以當緊急滅火妨礙到他們的表現時,他們情愿忽略不利于自己真正向前邁進的事務,或者委派于他人完成。
 
5、開會嚴格遵守時間表。
 
最浪費時間的事情就是開會。高效人士深知,如果放任自流,會議將永遠不會結束,因此他們在一開始就通知所有人,他們將嚴格按照時間表進行。設置時限有助于所有人變得更集中和高效。
 
6、敢于說“不”。

“不”是超高效人士不懼使用的一個有力詞語。在該說“不”的時候,他們避免使用“我認為我不能或者我不確定”等話語。對新的承諾說“不”不僅是對你已有承諾的尊重,也讓你有機會去成功實現。加州大學舊金山分校的研究顯示,“不”越難說出口,你感到壓力、倦怠和甚至抑郁的可能性就越大。學會用“不”來拒絕,將有助于提升你的情緒,并提高工作效率。
 
7、只在指定時間查收郵件。

超高效認識不許自己一直被郵件干擾。除了定時查看郵件外,他們還會利用各種收件箱功能根據發送者對郵件進行優先排序。他們會對其最重要的供應商和顧客的來信設置提醒,其他郵件則留待方便時再去處理。有些人甚至設置了自動回復,以便讓發件人了解他們的郵件會在什么時間被查看。
 
8、絕不多任務同時進行。

超高效人士深知,同時處理多任務是效率的真正殺手。由于大腦一次只能關注一項任務,所以處理多任務會降低你的效率和表現。當你嘗試一次去完成兩項任務的時候,大腦缺乏成功同時執行兩項任務的能力。 研究發現,經常被多條電子信息轟炸的人不能像一次性處理一項任務的人一樣,很好地集中精力,從大腦中調取信息或者從一項工作轉換到另一項工作。
 
9、玩失蹤。

如果有必要的話,不要害怕玩失蹤。給一個信得過的人留下一個手機號以防萬一,并讓這個人成為你的過濾器。任何事情都要先經過他,而且他所不清楚的任何事情都要擱置一旁。這種戰略是完成高優先級項目的萬無一失的方法。
 
10、將任務委派給他人。 

超高效人士接受自己并非組織內唯一聰明和有才華的人這一事實。他們相信別人也可以完成其工作,這樣一來就能把精力放在自己的工作上。
 
11、在工作中運用技術。
 
技術因為分散人們注意力而飽受詬病,但它也可以幫助你集中精力。超高效人士會在工作中讓技術為其所用。除了在郵箱賬戶中進行過濾設置,以便讓信息分類和進行優先級排序,他們還使用像IFTTT等應用程序,在你的智能手機中建立緊急事件,并在重要事情發生的時候進行提醒。當你持有的股票觸及某個價位,或者你收到最重要客戶的郵件時,它會通知你。所以沒必要時時查看你的手機。
 
作者簡介:特拉維斯·布拉德伯里(Travis Bradberry),美國Talent Smart機構的創辦人,專門研究卓越的個人和組織績效,代表作品《卓有成效的管理者》。
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